Jak zoptymalizować stanowisko pakowania?

Odpowiednia przestrzeń i umiejscowienie

Wyposażenie

Porządek a bezpieczeństwo

Odpowiednie kartony

Nie tylko samo stanowisko

Poziom jakości wysyłki zamówień e-commerce w Polsce jest wysoki – Polacy przyzwyczajeni są do szybkiej realizacji, a dostawa już drugiego dnia roboczego staje się powoli standardem. Aby sprostać temu wyzwaniu, nie ma wątpliwości co do tego, że stanowiska pracy w magazynie muszą być dobrze zorganizowane, ponieważ od tego zależy tempo i jakość procesów. Podczas projektowania stanowiska pakowania paczek należy wziąć pod uwagę liczne czynniki, które czasem uważa się za pewnik i w pierwszej chwili mogą nie zostać uwzględnione. W poniższym artykule przytaczamy zbiór elementów, które mogą pomóc w stworzeniu ergonomicznego i funkcjonalnego miejsca, które sprzyjać będzie produktywności.

Odpowiednia przestrzeń i umiejscowienie

Aby zapewnić efektywne pakowanie paczek, należy zacząć od podstaw. W tym kroku należy uwzględnić, czy organizacja magazynu jest optymalna. W idealnym wariancie, stanowisko do pakowania paczek powinno znajdować się pomiędzy magazynem towarów a wysyłką zamówień. Niweluje to zbędne zamieszanie i przemieszczanie się pracowników po magazynie, i dzięki temu przyczynia się do zminimalizowania hałasu oraz czynników rozpraszających.

Projektując stanowiska pakowania należy zwrócić uwagę na to, aby jego elementy były modułowe, po to by łatwo można było je modyfikować. Zmiana w postaci przesunięcia stołu magazynowego lub dodania nowych składowych stanowiska nie może wymagać zbytniego wysiłku. W trakcie pracy z pewnością pojawią się potrzeby modyfikacji, ponieważ doświadczenie wyłoni obszary do poprawy. Stanowisko musi więc dać się łatwo zmieniać.

Z tego względu niezbędna jest modułowość stołów magazynowych oraz pozostałych elementów stanowiska. Na takie miejsce potrzebna jest przestrzeń. Nie tylko dlatego, że pracownik musi mieć swobodny zakres ruchu, lecz także, by miejsce pomieściło półki, nadstawki, tablice narzędziowe, oświetlenie, uchwyty, organizery i sprzęt elektroniczny.

Zwróćmy też uwagę na to, czy stanowisko jest ergonomiczne. Powinno ograniczać zbędne ruchy, w tym schylanie się, skręcanie tułowia i sięganie. Sprzyja temu odpowiednia wysokość blatu, która idealnie powinna być regulowana. Nie tylko dlatego, że pracownicy mogą być różnego wzrostu, ale również z powodu, że produkty o różnych wagach najlepiej pakuje się na różnych wysokościach, np. lekkie produkty najwygodniej pakować na poziomie łokci.

Wyposażenie

Ergonomii pakowania sprzyja również łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych materiałów i narzędzi. Po pierwsze, warto zadbać, by istniało wygospodarowane miejsce na wózek magazynowy – takie, które nie przeszkadza w przejściu obok stanowiska i w poruszaniu się po nim. W dalszym etapie, warto zadbać, by część materiałów można było przechowywać w stołach magazynowych. Co do samych stołów, warto też rozważyć opcję zintegrowanych z nimi przenośników taśmowych oraz upewnić się, że blaty są stabilne, nie kołyszą się i nie wpadają w drgania. Praktyczną opcją są również wmontowane w blat wagi, które są istotne w procesie kompletacji zamówień pod kątem ewentualnych reklamacji dotyczących produktów brakujących w paczce.

Ponad stołami oraz obok nich powinny znajdować się wszelkie przedmioty ułatwiające organizację wszystkiego co potrzebne. Na stanowisku niezbędne będą naturalnie kartony, materiały do pakowania i akcesoria do pakowania.

Kartony wysyłkowe można w praktyczny sposób uporządkować dzięki przegrodom na nie, które bez problemu kupić można w wielu sklepach i hurtowniach branżowych. Warto też wygospodarować miejsce na wypełniacze oraz na folię do pakowania. Do folii przydatne mogą okazać się podajniki, które w zależności od ich rodzaju można zamontować na stanowisku. Dalej warto uwzględnić miejsce na taśmy klejące i dyspensery oraz noże wysuwane i ostrza, które służą w jednym z ostatnich kroków przygotowania paczek. Na samym końcu należy zadbać o umiejscowienie półek z drukarkami etykiet samoprzylepnych lub innych dokumentów przewozowych.

Porządek a bezpieczeństwo

Bardzo prawdopodobne, że na stanowisku pakowania paczek potrzebna będzie również elektronika, do której umiejscowienia i zabezpieczenia należy przyłożyć szczególną wagę. Wszelkie komputery, monitory, drukarki i inny sprzęt powinien znajdować się z tyłu blatu, poza przestrzenią manewrową. Ważne jest to nie tylko z uwagi na potencjalne zniszczenia, jednak także ze względów bezpieczeństwa. Szczególnie okablowanie należy utrzymać pod absolutną kontrolą. Poniewierające się byle gdzie kable zdecydowanie nie lubią się z nożycami. Stawką jest więc nie tylko wygoda, ale i bezpieczeństwo oraz higiena pracy. Miłym dodatkiem do stanowiska będzie uchwyt na butelkę z wodą, dzięki któremu minimalizowane jest ryzyko wypadku przy pracy.

Jeśli już o organizacji stanowiska pakowania mowa, warto spojrzeć na zabezpieczenie przesyłek w sposób linearny: wyobrazić sobie ten proces jako linię czasową, na której początku jest skompletowane zamówienie. Jeśli nasz magazyn znajduje się względem stanowisk do pakowania po lewej stronie, a wysyłka po prawej, wózek czy inny organizer z zamówieniami wyobrażamy sobie po lewej stronie, bliżej magazynu.

W dalszej kolejności sięgamy po kartony do wysyłki – przegrody lub półki na kartony powinny się więc znajdować również po umownej lewej stronie stanowiska, na początku. Nie bez znaczenia jest też, jakie rodzaje kartonów i opakowań kartonowych trzymamy pod ręką. Niestety nie da się na jednym stanowisku trzymać wszystkich rodzajów kartonów, idealnie dopasowanych do każdego jednego produktu. Warto jednak wyłonić kilka najpopularniejszych rozmiarów pudełek kartonowych i trzymać je zawsze w pogotowiu. Reszta rzadziej używanych opakowań może znajdować się dalej od stanowiska. Zminimalizuje to ruch w magazynie.

Tuż po kartonach wygospodarujmy strefę taśm klejących, folii lub papierów i wypełniaczy. W tym miejscu chcielibyśmy dodatkowo zaznaczyć, że wysyłka paczek wcale nie musi oznaczać produkcji ton plastiku. W dzisiejszych czasach rynek pełen jest ekologicznych opakowań i innych rozwiązań, które mniej obciążają środowisko. Należą do nich przykładowo papierowe wypełniacze i materiały zabezpieczające, wśród których znajdziemy nawet takie produkty jak papier bąbelkowy lub papierowa taśma klejąca. Biorąc pod uwagę wzrastającą świadomość środowiskową klientów, warto stopniowo wdrażać ekologiczne alternatywy. Wracając jednak do tematu – w towarzystwie taśm i folii powinny znajdować się przeznaczone do nich dyspensery, podajniki i ewentualne nożyki.

Ostatnim punktem naszej umownej osi czasu jest oznaczenie przesyłek – opatrzenie ich etykietą wysyłkową. W naszej wyobraźni to miejsce znajduje się najbliżej punktu odbioru paczek, z którego zamówienia wyjeżdżają z magazynu i idą w świat. Tutaj potrzebne nam będą drukarki oraz same etykiety. Z racji, że to końcowy krok, umiejscowilibyśmy te przedmioty po prawej stronie stanowiska.

Odpowiednie kartony

W poprzednim akapicie napomknęliśmy jedynie o kartonach. W tym chcielibyśmy się skupić na nich nieco bardziej. Aby proces pakowania był ekonomiczny i efektywny, należy bowiem zapewnić odpowiednie kartony wysyłkowe. Bezpieczne pakowanie zaczyna się od ich odpowiedniego dobrania. Nie mogą być one ani zbyt małe, ani nadmiernie duże. Ma to ogromny wpływ na cały proces pakowania, ponieważ decyduje nie tylko o bezpieczeństwie zamówienia, ale także o kosztach wysyłki. Optymalizacja rozmiaru kartonu przekłada się na minimalizację zużycia materiału wypełniającego, w tym skropaka, folii bąbelkowej, poduszek powietrznych, tektury i papieru pakowego oraz całej pozostałej gamy artykułów, za które przecież musimy zapłacić. Dodatkowo ograniczamy w ten sposób ilość produkowanych odpadów.

W celu minimalizacji zużycia taśmy klejącej można z kolei pokusić się o wybór modeli kartonów dla e-commerce, które wspierają szybkie i proste pakowanie, przykładowo pudełek fasonowych. Ich budowa umożliwia łatwe i bezpieczne zamknięcie przy użyciu taśmy klejącej w ilości zbliżonej do zera. Alternatywą mogą być również opakowania posiadające wbudowany pasek klejowy i zrywkę. Ograniczają one wysiłek związany z zabezpieczeniem przesyłki przed otwarciem i sprzyjają łatwemu rozpakowaniu. Dzięki nim można również zmniejszyć liczbę akcesoriów do pakowania, znajdujących się na stanowisku pakowania.

Ponadto wybierając dostawcę kartonów dla sklepów internetowych oraz opakowań dla firm, (oprócz oczywistych aspektów takich jak jakość artykułów i ich cena) warto zwrócić uwagę na to, czy jest on ich bezpośrednim producentem. Współpraca z producentem ma ogromne plusy, do których należy stała dostępność artykułów, krótsza linia transportowa i szybka wysyłka, często już tego samego dnia.

Nie tylko samo stanowisko

Jak usprawnić pakowanie zamówień u podstaw? Istotne jest nie tylko samo stanowisko pakowania, odpowiednie opakowania kartonowe i materiały. Nie bez znaczenia jest też kompetencja pracowników. Ogromną wartość mają porządne szkolenia nowych osób oraz regularna aktualizacja wiedzy dotychczasowych pracowników. Warto zadbać, by przepływ informacji w firmie był sprawny i by nie musieli oni zastanawiać się, jak pracować, by znaleźć złoty środek pomiędzy kilkoma sprzecznymi wytycznymi.

Podsumowując, aby usprawnić pakowanie przesyłek, a także zapewnić jakość efektów pracy i zadowolenie klientów, pod uwagę należy wziąć nie tylko odpowiednie opakowania do e-commerce, lecz także umiejscowienie stanowisk do pakowania w magazynie. Dobrze jest zastosować ewaluację pod względem organizacji, ergonomii oraz wyposażenia stanowiska pakowania, a także regularnie zbierać opinie i feedback pracowników oraz klientów. Pomoże nam to w optymalizacji jednego z najważniejszych procesów, który kluczowy jest do prosperowania firmy.